Deze dienstverlener is een van ’s werelds meest invloedrijke familiebedrijven, met een historie van meer dan 200 jaar en zeven generaties familiecontrole. Het internationale hoofdkantoor is gevestigd in Londen, van waaruit nauw wordt samengewerkt met teams wereldwijd. De organisatie is een toonaangevende financiële dienstverlener, actief in onder andere Global Advisory, Wealth Management, Asset Management en Merchant Banking. Ze adviseren cliënten op het hoogste niveau, waaronder (ultra)vermogende particulieren en families, en organisaties met complexe financiële vraagstukken. Vanuit een wereldwijd netwerk in meer dan 40 landen levert de organisatie een onderscheidend perspectief en een sterk relationele aanpak. In Amsterdam werkt men in compacte, hoogwaardige teams met korte lijnen en een hoog tempo. Discretie, integriteit en professionaliteit zijn daarbij randvoorwaarden, geen ‘nice to have’. Er is veel ruimte voor eigenaarschap: wie kansen ziet, pakt ze en maakt impact. Diversiteit en verschillende perspectieven worden gewaardeerd binnen een inclusieve en ondersteunende werkomgeving. Dit is een unieke kans om mee te bouwen aan de Amsterdamse basis, met de backing en standaarden van een wereldwijd topmerk.
Ze zoeken een ervaren Executive Assistant / Office Manager met een duidelijke builder mindset. In deze rol ligt de nadruk minder op klassiek office management en juist meer op het op het verder vormgeven en professionaliseren van het Amsterdam-kantoor, waar jij zorgt voor structuur, kwaliteit en een hoogwaardige kantoorbeleving tot in de details. Je bent het centrale aanspreekpunt op de werkvloer en schakelt soepel met collega’s, internationale teams en andere interne en externe stakeholders. Je houdt overzicht, bewaakt standaarden en weet tegelijkertijd flexibel mee te bewegen in een dynamische, internationale omgeving. Je speelt een belangrijke rol in het verder ontwikkelen van het kantoor, het optimaliseren van processen en het waarborgen van een strak georganiseerde en professionele werkomgeving. Daarnaast ondersteun je stakeholders op hoog niveau, organiseer je meetings, events en internationale reizen, en zorg je dat alles achter de schermen soepel en zorgvuldig verloopt. Tot slot draag je bij aan een correcte administratieve afhandeling en ondersteun je waar nodig bij documentatie, presentaties en onboarding, zodat het team optimaal kan functioneren.
1. Bouwen & versterken: je speelt een actieve rol in de verdere opbouw en professionalisering van het Amsterdamse kantoor. Je versterkt de samenwerking, optimaliseert processen en creëert de randvoorwaarden waarin het team maximaal kan presteren.
2. Eigenaarschap & impact: jij neemt de regie over het kantoor en de dagelijkse operatie. Met een proactieve en vooruitdenkende aanpak breng je structuur, bewaak je het overzicht en zorg je dat alles vlekkeloos verloopt.
3. Uitvoering op topniveau: je opereert in een high-end, internationale omgeving waar jij de standaard zet op het gebied van kwaliteit, discretie en service. Je creëert een naadloze en representatieve kantoorbeleving die past bij het niveau van de organisatie en haar cliënten.
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een internationale omgeving, en beschikt over HBO werk- en denkniveau. Je beheerst de Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en bent sterk in plannen, organiseren en het stellen van prioriteiten. Daarnaast ben je proactief, stressbestendig en servicegericht, en ga je discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie. Je voelt je comfortabel in een dynamische werkomgeving en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders. Je bent vaardig met Microsoft Office en hebt bij voorkeur ervaring met systemen zoals declaratiesoftware of digitale ondertekeningssystemen.
