Junior Office Manager

Als Junior Office Manager ben je de spil van het kantoor: de persoon die zorgt dat alles soepel verloopt. Of het nu gaat om het beheren van de agenda’s van het management, het organiseren van vergaderingen of het coördineren van administratieve taken, jouw rol is essentieel voor de dagelijkse gang van zaken binnen een bedrijf. In deze dynamische functie kom je terecht in een gevarieerde werkomgeving, waarin multitasking en goede organisatievaardigheden centraal staan.

Maar hoe begin je nu als Junior Office Manager, en wat kun je verwachten van deze functie? 2ASSISTU helpt je niet alleen met het vinden van de juiste plek, maar biedt ook begeleiding in je professionele ontwikkeling. In dit blog nemen we je mee door de ins en outs van de rol, de uitdagingen en hoe 2ASSISTU jou als Junior Office Manager kan ondersteunen op je carrièrepad.

Wat doet een Office Assistant?

Als Office Assistant ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van een kantoor of bedrijf. Dit omvat taken zoals het beheren van telefoongesprekken, e-mails, het plannen van afspraken en vergaderingen, het organiseren van documenten, het voorbereiden van rapporten en presentaties, het ontvangen van bezoekers en het assisteren bij projecten en evenementen. In deze blog Wat doet een Office Assistant lees je meer!

Enkele specifieke taken die een Office Assistant kan uitvoeren zijn bijvoorbeeld het beheren van de agenda van het management, het beheren van de inkomende en uitgaande post, het bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden en het organiseren van zakelijke reizen.

2ASSISTU biedt ook interim Office Managers die deze taken voor een tijdelijke periode kunnen overnemen. Meer informatie hierover is te vinden via onze website.die werkt voor topmanagers, zoals CEO’s, CFO’s en andere bestuursleden van een organisatie. De EA is verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning aan deze executives in alle aspecten van hun professionele leven, waardoor ze zich kunnen concentreren op de kernactiviteiten van het bedrijf.

Een EA is in staat om efficiënt te multitasken, heeft uitstekende organisatorische vaardigheden en heeft vaak toegang tot gevoelige informatie van het bedrijf. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van de executives, het boeken van reizen, het organiseren van vergaderingen en het communiceren met belangrijke belanghebbenden.

Er zijn verschillende soorten Executive Assistants, waaronder administratieve Executive Assistants, financiële Executive Assistants, marketing Executive Assistants en human resources Executive Assistants. Elke EA heeft specifieke taken die zijn afgestemd op de afdeling en de behoeften van de executives waarmee ze werken.

Wat is een Office Assistant?

Een Office Assistant is iemand die ondersteuning biedt aan het management en/of medewerkers van een bedrijf of organisatie op het gebied van administratieve en secretariële taken. Dit kan onder andere gaan om het opnemen van de telefoon, agendabeheer, correspondentie, archivering, facturering en het organiseren van vergaderingen en evenementen.

Een Office Assistant kan werken binnen verschillende organisaties. Denk hierbij aan vastgoedorganisaties, consultancy kantoren, family offices, advocatenkantoren of creatievere organisaties. Vaak zijn Office Assistants werkzaam in een kantooromgeving, maar het kan ook voorkomen dat ze op locatie werken, bijvoorbeeld bij evenementen of beurzen.

De taken van een Office Assistant

Een Office Assistant voert diverse taken uit ter ondersteuning van een kantoor of bedrijf. Hierbij kun je denken aan administratieve taken zoals het bijhouden van planningen en het opstellen van contracten, maar ook aan het beantwoorden van de mail en telefoon, het organiseren van vergaderingen, en het zijn van het eerste aanspreekpunt voor klanten. Andere taken kunnen onder meer het bijhouden van de boekhouding, het regelen van reizen en verblijf, en het ondersteunen van andere afdelingen binnen het bedrijf. Wat doet een Office Assistant.

Natuurlijk, als Office Assistant kun je verantwoordelijk zijn voor een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. Enkele andere taken die vaak voorkomen zijn:

Het boeken van reizen en accommodaties
Het beheren van agenda’s en het plannen van afspraken
Het ondersteunen van de HR-afdeling bij het werven van nieuwe medewerkers
Het organiseren van bedrijfsevenementen en -bijeenkomsten
Het opstellen en bewaken van budgetten en facturatie
Het beheren van voorraden en bestellingen van kantoorbenodigdheden

Over het algemeen is de rol van een Office Assistant erg gevarieerd en afhankelijk van de behoeften van het bedrijf waarvoor je werkt. Het kan een uitdagende en bevredigende rol zijn voor mensen die graag meerdere taken tegelijk uitvoeren en die een goede organisatie en communicatievaardigheden hebben. Uiteindelijk kun je als Office Assistant ook doorgroeien naar een mooie Personal Assistant functie.

De vaardigheden van een Office Assistant

Een goede Office Assistant beschikt over een breed scala aan vaardigheden. Naast de taken die hij/zij uitvoert, is het van belang dat een Office Assistant goed kan communiceren en sociaal vaardig is. Daarnaast is het belangrijk dat hij/zij goed kan omgaan met stressvolle situaties en zich goed kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Verder is een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal van groot belang voor een Office Assistant, omdat hij/zij veel communiceert met klanten en collega’s in binnen- en buitenland.

Andere belangrijke vaardigheden van een Office Assistant zijn onder andere:

Plannen en organiseren: een goede Office Assistant is in staat om efficiënt te plannen en te organiseren, zodat de werkzaamheden op een gestructureerde manier worden uitgevoerd.
Proactief: een Office Assistant is proactief en neemt initiatief om werkzaamheden op te pakken en op te lossen, zonder dat hiervoor altijd een specifieke opdracht wordt gegeven.
Klantgericht: een Office Assistant is klantgericht en stelt de klant centraal bij alle werkzaamheden. Hierbij is het van belang dat de Office Assistant goed kan luisteren naar de wensen en behoeften van de klant en hierop kan anticiperen.

IT-vaardigheden: een goede Office Assistant beschikt over voldoende IT-vaardigheden om bijvoorbeeld e-mails te beantwoorden, documenten te maken en te bewerken en informatie te zoeken op internet.

Office assistant worden

Er zijn verschillende manieren om een Office Assistant te worden. Het is niet altijd nodig om een specifieke opleiding te volgen, maar het kan wel helpen bij het vinden van een baan als Office Assistant. Hieronder volgen enkele opleidingen die relevant kunnen zijn:

MBO-opleiding Administratief Medewerker: deze opleiding duurt 1 tot 2 jaar en leert je alle basisvaardigheden die nodig zijn voor administratief werk, waaronder taken van een Office Assistant.
HBO-opleiding Office Management: deze opleiding duurt 4 jaar en leert je meer dan alleen administratieve vaardigheden, zoals management en organisatie.
Secretariële opleidingen: er zijn verschillende opleidingen op het gebied van secretariële vaardigheden die relevant kunnen zijn, zoals een secretaresseopleiding of een managementassistent-opleiding. Denk hierbij aan Schoevers.

Naast deze opleidingen zijn er ook diverse cursussen en trainingen die gericht zijn op de vaardigheden die je nodig hebt als Office Assistant. Het is ook belangrijk om werkervaring op te doen, bijvoorbeeld door middel van stages of een bijbaan.

Benieuwd naar andere vacatures die wij open hebben staan zoals binnen de HR/Recruitment branche? Lees hier dan meer over op onze website.

Werken als Office Assistant

Een Office Assistant kan werken bij verschillende bedrijven, zoals zakelijke dienstverleners, advocatenkantoren, consultancy bedrijven en non-profit organisaties.

Een werkdag als Office Assistant kan er divers uitzien, afhankelijk van de sector waarin je werkt. Over het algemeen bestaan de taken van een Office Assistant uit het beantwoorden van de telefoon, het beheren van de agenda, het organiseren van vergaderingen en het bijhouden van administratie. Daarnaast kan je ook verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van bezoekers en het verzorgen van correspondentie. Een werkdag kan hectisch zijn, met veel verschillende taken die tegelijkertijd uitgevoerd moeten worden. Goede communicatie en organisatorische vaardigheden zijn daarom belangrijk als Office Assistant.

Wat is het salaris van een Office Assistant?

Het salaris van een Office Assistant kan variëren afhankelijk van de werkgever, de regio en de ervaring van de werknemer. In Nederland ligt het gemiddelde bruto maandsalaris van een Office Assistant tussen de € 2.000,- en € 3.500,-.

Het salaris van een Office Assistant kan over tijd veranderen door verschillende factoren. Zo kan een werknemer door middel van werkervaring en bijscholing doorgroeien naar een hogere functie, waarbij een hoger salaris hoort. Ook kan een cao- of loonstijging van toepassing zijn binnen het bedrijf. Daarnaast kan er jaarlijks een inflatiecorrectie worden toegepast op het salaris, waardoor het salaris ook kan stijgen.

Office assistants - 2ASSISTU

Een Office Assistant is verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken, zoals het bijhouden van planningen, opstellen van contracten, beantwoorden van mail en telefoon, organiseren van vergaderingen en fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten.

Via ons kun je als Office Assistant aan de slag bij verschillende bedrijven in diverse sectoren. Ze bieden flexibiliteit in werkuren en locatie, en hebben aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Als Office Assistant bij 2ASSISTU geniet je van voordelen zoals regelmatige evaluaties, een transparant beloningssysteem, training en coaching, en de mogelijkheid om te werken met verschillende tools en technologieën.

Bij interesse in werken als Office Assistant via ons kan er contact opgenomen worden via onze website.

Berthe van der Peet

Gerelateerde berichten

Virtual Assistant: De taken en verantwoordelijkheden uitgelegd

2 mei 2023

Een Virtual Assistant is een professional die op afstand werkt en verschillende taken en verantwoordelijkheden op zich neemt om de dagelijkse werklast van een individu of organisatie te verminderen. In tegenstelling tot een traditionele persoonlijke assistent, werkt een Virtual Assistant op afstand en communiceert vaak via technologische hulpmiddelen zoals e-mail, chat, telefoon of videoconferentie.

Hulp nodig bij werving en selectie Secretaresse?

8 april 2024

In deze blogpost zullen we ingaan op de belangrijkste aspecten van het werven en selecteren van een Secretaresse. Van het identificeren van de benodigde vaardigheden en kwalificaties tot het voeren van effectieve sollicitatiegesprekken, we zullen bespreken hoe je ervoor kunt zorgen dat je de ideale kandidaat vindt die past bij de behoeften en cultuur van jouw organisatie. Bovendien zullen we bekijken hoe 2ASSISTU jou kan ondersteunen bij dit proces, zodat je met vertrouwen kunt focussen op het vinden van de perfecte Secretaresse voor jouw team.