Wat doet een Office Assistant?

Als Office Assistant ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van een kantoor of bedrijf. Dit omvat taken zoals het beheren van telefoongesprekken, e-mails, het plannen van afspraken en vergaderingen, het organiseren van documenten, het voorbereiden van rapporten en presentaties, het ontvangen van bezoekers en het assisteren bij projecten en evenementen.

Interesse in een baan als Office Assistant?

Laat hier je gegevens achter!

Voor jou

Wat is een Office Assistant?

Een Office Assistant is iemand die ondersteuning biedt aan het management en/of medewerkers van een bedrijf of organisatie op het gebied van administratieve en secretariële taken. Dit kan onder andere gaan om het opnemen van de telefoon, agendabeheer, correspondentie, archivering, facturering en het organiseren van vergaderingen en evenementen.

Een Office Assistant kan werken binnen verschillende organisaties. Denk hierbij aan vastgoedorganisaties, consultancy kantoren, family offices, advocatenkantoren of creatievere organisaties. Vaak zijn Office Assistants werkzaam in een kantooromgeving, maar het kan ook voorkomen dat ze op locatie werken, bijvoorbeeld bij evenementen of beurzen.

De taken van een Office Assistant

Een Office Assistant voert diverse taken uit ter ondersteuning van een kantoor of bedrijf. Hierbij kun je denken aan administratieve taken zoals het bijhouden van planningen en het opstellen van contracten, maar ook aan het beantwoorden van de mail en telefoon, het organiseren van vergaderingen, en het eerste aanspreekpunt zijn voor klanten.

Enkele andere taken die vaak voorkomen zijn:

Het boeken van reizen en accommodaties
Het beheren van agenda’s en het plannen van afspraken
Het ondersteunen van de HR-afdeling bij het werven van nieuwe medewerkers
Het organiseren van bedrijfsevenementen en -bijeenkomsten
Het opstellen en bewaken van budgetten en facturatie
Het beheren van voorraden en bestellingen van kantoorbenodigdheden

Over het algemeen is de rol van een Office Assistant erg gevarieerd en afhankelijk van de behoeften van het bedrijf waarvoor je werkt. Het kan een uitdagende en bevredigende rol zijn voor mensen die graag meerdere taken tegelijk uitvoeren en die een goede organisatie- en communicatievaardigheden hebben. Uiteindelijk kun je als Office Assistant ook doorgroeien naar een mooie Personal Assistant functie.

De vaardigheden van een Office Assistant

Een goede Office Assistant beschikt over een breed scala aan vaardigheden. Naast de taken die hij/zij uitvoert, is het van belang dat een Office Assistant goed kan communiceren en sociaal vaardig is. Daarnaast is het belangrijk dat hij/zij goed kan omgaan met stressvolle situaties en zich goed kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Verder is een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal van groot belang, omdat hij/zij veel communiceert met klanten en collega’s in binnen- en buitenland.

Andere belangrijke vaardigheden van een Office Assistant zijn onder andere:

Plannen en organiseren zodat de werkzaamheden op een gestructureerde manier worden uitgevoerd.
Proactief zijn en initiatief nemen om werkzaamheden op te pakken en op te lossen, zonder dat hiervoor altijd een specifieke opdracht wordt gegeven.
Klantgericht zijn en de klant centraal stellen bij alle werkzaamheden. Goed luisteren naar de wensen en behoeften van de klant en hierop kan anticiperen.

Office assistant worden

Er zijn verschillende manieren om een Office Assistant te worden. Het is niet altijd nodig om een specifieke opleiding te volgen, maar het kan wel helpen. Hieronder volgen enkele opleidingen die relevant kunnen zijn:

MBO-opleiding Administratief Medewerker: deze opleiding duurt 1 tot 2 jaar en leert je alle basisvaardigheden die nodig zijn voor administratief werk, waaronder taken van een Office Assistant.
HBO-opleiding Office Management: deze opleiding duurt 4 jaar en leert je meer dan alleen administratieve vaardigheden, zoals management en organisatie.
Secretariële opleidingen: er zijn verschillende opleidingen op het gebied van secretariële vaardigheden die relevant kunnen zijn, zoals een secretaresseopleiding of een managementassistent-opleiding. Denk hierbij aan Schoevers.

Naast deze opleidingen zijn er ook diverse cursussen en trainingen die gericht zijn op de vaardigheden die je nodig hebt als Office Assistant. Het is ook belangrijk om werkervaring op te doen, bijvoorbeeld door middel van stages of een bijbaan.

Benieuwd naar andere vergelijkbare vacatures die wij open hebben staan? Lees hier dan meer over op onze website.

Hoe werkt het?

Telefonische kennismaking

We starten met een telefonisch gesprek om jouw wensen te bespreken en te kijken of we iets voor je kunnen betekenen.

Persoonlijke ontmoeting

We nodigen je graag uit op kantoor om je te leren kennen. Hier bespreken we uitgebreid jouw wensen en passende vacatures.

Matching

Op basis van ons gesprek gaan we actief op zoek naar passende vacatures en bedrijven die aansluiten bij jouw profiel.

Introductie

We stellen je voor aan onze klant(en) met jouw cv en een introductietekst die wij opstellen aan de hand van onze kennismaking. Hiermee word jij volledig ontzorgd.

Sollicitatie

Als de opdrachtgever enthousiast is, volgt een kennismaking met hen waarin je dieper ingaat op jouw motivatie en wat er van jou verwacht wordt binnen de functie. Wij zorgen dat je goed voorbereid bent.

Aanbod

Als beide partijen enthousiast zijn, begeleiden we je door de onderhandelingsfase. We zorgen ervoor dat alles, van arbeidsvoorwaarden tot startdatum, wordt afgestemd en dat jij tevreden bent met het aanbod.

Check-in en follow-up

Ook na jouw start blijven we betrokken. We houden contact om te horen hoe het met je gaat, of je op je plek zit, en of er nog iets is waarmee we je kunnen helpen.

Wat is het salaris van een Office Assistant?

Het salaris van een Office Assistant kan variëren afhankelijk van de werkgever, de regio en de ervaring van de werknemer. In Nederland ligt het gemiddelde bruto maandsalaris voor deze functie tussen de € 2.000,- en € 3.500,-.

Het salaris van een Office Assistant kan over tijd veranderen door verschillende factoren. Zo kan een werknemer door middel van werkervaring en bijscholing doorgroeien naar een hogere functie, waarbij een hoger salaris hoort. Ook kan een cao- of loonstijging van toepassing zijn binnen het bedrijf. Daarnaast kan er jaarlijks een inflatiecorrectie worden toegepast op het salaris, waardoor het salaris ook kan stijgen.

Aan de slag als Office Assistant? 2ASSISTU helpt

Een Office Assistant is verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken, zoals het bijhouden van planningen, opstellen van contracten, beantwoorden van mail en telefoon, organiseren van vergaderingen en fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten.

Via ons kun je als Office Assistant aan de slag bij verschillende bedrijven in diverse sectoren. Ze bieden flexibiliteit in werkuren en locatie, en hebben aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Als Office Assistant bij 2ASSISTU geniet je van voordelen zoals regelmatige evaluaties, een transparant beloningssysteem, training en coaching, en de mogelijkheid om te werken met verschillende tools en technologieën.

Heb jij interesse in deze functie? Neem dan contact met ons op!