Functieomschrijving bestuurssecretaresse
Als bestuurssecretaresse speel je een cruciale rol binnen het bestuur van een bedrijf. Functieomschrijving bestuurssecretaresse . Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van de bestuursleden en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op administratief en organisatorisch gebied. Je bent een waardevolle schakel tussen het bestuur en andere afdelingen binnen de organisatie. Hier zijn enkele belangrijke aspecten en verantwoordelijkheden die komen kijken bij deze functie:
Agendabeheer: Als bestuurssecretaresse beheer je de agenda’s van de bestuursleden. Je plant vergaderingen, afspraken en zorgt ervoor dat alle benodigde documenten en informatie beschikbaar zijn.
Correspondentie en communicatie: Je behandelt inkomende en uitgaande communicatie namens het bestuur. Dit omvat het opstellen van brieven, e-mails en rapporten, en het beantwoorden van telefoongesprekken. Je zorgt ervoor dat de communicatie professioneel en tijdig wordt afgehandeld.
Notulen en verslagen: Tijdens vergaderingen ben jij verantwoordelijk voor het maken van notulen en het opstellen van verslagen. Je legt belangrijke beslissingen en actiepunten vast en zorgt ervoor dat deze worden gecommuniceerd en opgevolgd.
Organisatorische taken: Als bestuurssecretaresse help je bij het organiseren van evenementen, conferenties en zakenreizen. Je regelt reisarrangementen, accommodatie en zorgt ervoor dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn.
Vertrouwelijkheid en discretie: In deze functie ben je vaak betrokken bij vertrouwelijke informatie en gevoelige zaken. Het is essentieel dat je discreet en vertrouwelijk omgaat met alle informatie die je onder je hoede hebt. [Einde van tekstterugloop]
Bestuurssecretaresses kunnen in verschillende organisaties en sectoren werken, zoals bedrijven, non-profitorganisaties, overheidsinstellingen of stichtingen. De functieomschrijving kan enigszins variëren afhankelijk van de specifieke behoeften van het bestuur en de aard van de organisatie. [Einde van tekstterugloop]
Als bestuurssecretaresse is het van belang dat je stressbestendig bent en goed kunt multitasken. Je moet in staat zijn om onder druk te werken en snel te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten. Daarnaast zijn sterke organisatorische vaardigheden, uitstekende communicatievaardigheden en een proactieve houding essentieel om succesvol te zijn in deze functie. [Einde van tekstterugloop]
Kortom, als bestuurssecretaresse ben je de rechterhand van het bestuur. Je ondersteunt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden, zorgt voor een vlotte communicatie en helpt bij het organiseren van belangrijke evenementen. Als je stressbestendig bent, goed kunt plannen en een probleemoplossend vermogen hebt, kan dit een boeiende en uitdagende carrière voor jou zijn.
Wat is een bestuurssecretaresse?
Een bestuurssecretaresse is een professionele ondersteuner die een essentiële rol speelt binnen het bestuur van een organisatie. Deze persoon biedt uitgebreide administratieve, organisatorische en communicatieve ondersteuning aan de bestuursleden. De bestuurssecretaresse fungeert als de rechterhand van het bestuur en speelt een belangrijke rol in het stroomlijnen van de activiteiten en het waarborgen van een efficiënte werking van het bestuur.
De bestuurssecretaresse vervult verschillende functies binnen een organisatie. Ten eerste is deze persoon verantwoordelijk voor het beheer van de agenda’s van de bestuursleden. Dit omvat het plannen van vergaderingen, afspraken en het coördineren van de beschikbaarheid van de bestuursleden. Daarnaast zorgt de bestuurssecretaresse voor een vlotte communicatiestroom tussen het bestuur en interne/externe belanghebbenden, door het afhandelen van correspondentie, het beantwoorden van telefoontjes en het verzorgen van de interne en externe communicatie.
Een bestuurssecretaresse is ook verantwoordelijk voor het opstellen van notulen tijdens vergaderingen en het opstellen van verslagen. Deze documenten leggen de belangrijke beslissingen en actiepunten van het bestuur vast en dienen als referentie voor toekomstige besprekingen en opvolging.
De bestuurssecretaresse fungeert als een vertrouwelijke schakel tussen het bestuur en andere interne en externe belanghebbenden. Deze persoon heeft vaak toegang tot vertrouwelijke informatie, zoals strategische plannen, financiële gegevens en persoonlijke dossiers van de bestuursleden. Het is van cruciaal belang dat de bestuurssecretaresse discreet en vertrouwelijk omgaat met deze informatie en de privacy van de bestuursleden beschermt.
Kortom, als bestuurssecretaresse ben je een waardevolle en essentiële schakel binnen een organisatie. Je ondersteunt het bestuur op verschillende fronten en zorgt voor een gestroomlijnde werking van het bestuur. Wil je meer informatie over interim secretariële diensten, bezoek dan onze website!
De taken en verantwoordelijkheden van een bestuurssecretaresse
Een bestuurssecretaresse heeft een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden, die variëren van administratieve taken tot het ondersteunen van strategische besluitvorming. Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van enkele van de belangrijkste taken van een bestuurssecretaresse:
- Agendabeheer: De bestuurssecretaresse is verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van de bestuursleden. Dit omvat het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen, en het zorgen voor een efficiënte tijdsindeling. De bestuurssecretaresse moet rekening houden met de prioriteiten van het bestuur en ervoor zorgen dat er voldoende tijd is voor belangrijke taken en verantwoordelijkheden.
- Correspondentie: Het afhandelen van correspondentie namens het bestuur is een belangrijke taak van een bestuurssecretaresse. Dit omvat het opstellen en beantwoorden van e-mails, het opstellen van brieven en rapporten, en het zorgen voor een professionele en tijdige communicatie. De bestuurssecretaresse speelt een sleutelrol in het waarborgen van een effectieve communicatiestroom tussen het bestuur en interne/externe belanghebbenden.
- Vergaderingen plannen en notuleren: De bestuurssecretaresse is verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van vergaderingen van het bestuur. Dit omvat het selecteren van geschikte data, het versturen van uitnodigingen, het voorbereiden van vergadermaterialen en het regelen van vergaderfaciliteiten. Tijdens de vergaderingen is de bestuurssecretaresse verantwoordelijk voor het maken van nauwkeurige notulen en het opstellen van verslagen. Deze documenten leggen de discussies, beslissingen en actiepunten vast en dienen als belangrijke referenties voor de opvolging.
- Beheren van vertrouwelijke informatie: Een bestuurssecretaresse heeft vaak toegang tot vertrouwelijke en gevoelige informatie, zoals strategische plannen, financiële gegevens en persoonlijke dossiers van de bestuursleden. Het is van essentieel belang dat de bestuurssecretaresse de vertrouwelijkheid van deze informatie waarborgt en deze met de grootste discretie behandelt. Het naleven van ethische normen en het handhaven van de privacy van het bestuur zijn cruciaal in deze rol.
Het belang van goede organisatie, proactief optreden en multitasking-vaardigheden
Een goede organisatie is van vitaal belang voor een bestuurssecretaresse, aangezien deze persoon verantwoordelijk is voor het beheren van complexe agenda’s, het plannen van vergaderingen en het coördineren van verschillende taken en verantwoordelijkheden. Het vermogen om prioriteiten te stellen, deadlines te beheren en efficiënt te werken is essentieel om het bestuur effectief te ondersteunen.
Proactief optreden is ook een belangrijke eigenschap van een bestuurssecretaresse. Het betekent dat je vooruitdenkt, initiatief neemt en anticipeert op de behoeften van het bestuur. Door proactief te zijn, kun je de workflow stroomlijnen, potentiële problemen identificeren en oplossen voordat ze zich voordoen, en een vlotte werking van het bestuur bevorderen.
Multitasking-vaardigheden zijn van onschatbare waarde voor een bestuurssecretaresse, aangezien deze persoon vaak met meerdere taken en verantwoordelijkheden tegelijkertijd te maken heeft. Het vermogen om te schakelen tussen verschillende taken, efficiënt te prioriteren en te focussen op belangrijke zaken is essentieel voor het succes in deze rol.
Al deze vaardigheden, samen met uitstekende communicatievaardigheden, nauwkeurigheid en discretie, dragen bij aan de effectieve ondersteuning van het bestuur door een bestuurssecretaresse.
De competenties van een bestuurssecretaresse
De belangrijkste competenties en vaardigheden die nodig zijn om succesvol te zijn als bestuurssecretaresse omvatten:
- Communicatieve vaardigheden: Als bestuurssecretaresse is het essentieel om uitstekende communicatieve vaardigheden te hebben. Je moet effectief kunnen communiceren met het bestuur, collega’s en externe belanghebbenden. Dit omvat zowel mondelinge als schriftelijke communicatievaardigheden, zoals helder en beknopt kunnen schrijven, goed kunnen luisteren en duidelijk kunnen spreken.
- Stressbestendigheid: Het werken als bestuurssecretaresse kan veeleisend en hectisch zijn, met strakke deadlines, last-minute wijzigingen en drukke agenda’s. Het is daarom belangrijk om stressbestendig te zijn en onder druk te kunnen presteren. Je moet in staat zijn om kalm te blijven en effectief te functioneren, zelfs in stressvolle situaties.
- Probleemoplossend vermogen: Als bestuurssecretaresse word je geconfronteerd met verschillende uitdagingen en problemen die opgelost moeten worden. Je moet in staat zijn om snel en doelgericht oplossingen te vinden, creatief te denken en de juiste beslissingen te nemen om obstakels te overwinnen.
- Discretie: Een bestuurssecretaresse heeft vaak toegang tot vertrouwelijke informatie, zoals bedrijfsstrategieën, financiële gegevens en persoonlijke dossiers. Het is van cruciaal belang dat je in staat bent om vertrouwelijkheid te waarborgen en met uiterste discretie om te gaan met gevoelige informatie. Dit omvat het begrijpen en naleven van ethische normen en het beschermen van de privacy van het bestuur.
Het belang van professioneel gedrag, het vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan en het beheren van prioriteiten is ook van groot belang:
- Professioneel gedrag: Als bestuurssecretaresse vertegenwoordig je het bestuur en de organisatie. Het is essentieel om professioneel gedrag te vertonen, zoals het tonen van integriteit, het handhaven van een professionele houding en het naleven van de gedragscode van de organisatie. Dit draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen en het creëren van een positieve werkomgeving.
- Omgaan met vertrouwelijke informatie: Als bestuurssecretaresse heb je toegang tot gevoelige en vertrouwelijke informatie. Het is van groot belang om deze informatie met de grootste zorg en vertrouwelijkheid te behandelen. Je moet de juiste procedures volgen om de vertrouwelijkheid te waarborgen en de privacy van het bestuur te beschermen.
- Prioriteiten beheren: Als bestuurssecretaresse word je geconfronteerd met verschillende taken en verantwoordelijkheden. Het vermogen om prioriteiten te stellen en effectief te kunnen plannen en organiseren is van cruciaal belang. Door goed te kunnen managen wat urgent is en wat belangrijk is, kun je de workflow optimaliseren en ervoor zorgen dat belangrijke taken tijdig worden afgehandeld.
Al deze competenties en vaardigheden dragen bij aan de effectieve uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van een bestuurssecretaresse en stellen je in staat om waarde toe te voegen aan het bestuur en de organisatie.
Welke opleiding moet ik doen om bestuurssecretaresse te worden?
Om een bestuurssecretaresse te worden, zijn er verschillende opleidingspaden en studierichtingen die relevant kunnen zijn. Hieronder volgt een overzicht van mogelijke opties:
- Secretariële opleidingen: Er zijn diverse secretariële opleidingen beschikbaar die specifiek gericht zijn op het ontwikkelen van de vaardigheden en kennis die nodig zijn voor een bestuurssecretaresse. Deze opleidingen kunnen variëren van MBO-niveau tot HBO-niveau en omvatten vakken zoals secretariële vaardigheden, communicatie, organisatiekunde en zakelijk Engels.
- Managementondersteuning: Opleidingen of cursussen op het gebied van managementondersteuning kunnen ook relevant zijn voor het worden van een bestuurssecretaresse. Deze programma’s richten zich op het ontwikkelen van managementvaardigheden, zoals plannen en organiseren, projectmanagement, en leiderschap. Ze kunnen helpen bij het begrijpen van de rol van een bestuurssecretaresse binnen het bredere managementkader.
- Administratieve cursussen: Cursussen op het gebied van administratie en kantoorbeheer kunnen een goede basis leggen voor het uitvoeren van de taken van een bestuurssecretaresse. Ze kunnen onderwerpen behandelen zoals administratieve procedures, boekhouding, archivering en gegevensbeheer.
Naast de formele opleidingspaden is het ook belangrijk om aanvullende vaardigheden te ontwikkelen die nuttig zijn voor een bestuurssecretaresse. Enkele van deze vaardigheden zijn:
- Kennis van kantoorsoftware: Het beheersen van kantoorsoftware zoals Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) is essentieel voor het uitvoeren van veel voorkomende taken, zoals het opstellen van documenten, het beheren van gegevens en het maken van presentaties.
- Talenkennis: Aangezien een bestuurssecretaresse vaak te maken heeft met internationale contacten en communicatie, kan kennis van meerdere talen een waardevolle troef zijn. Met name goede beheersing van het Engels is belangrijk, aangezien dit vaak de voertaal is in zakelijke communicatie. [Einde van tekstterugloop]
Het ontwikkelen van deze aanvullende vaardigheden kan plaatsvinden door middel van zelfstudie, online cursussen of trainingen. Het is belangrijk om voortdurend te blijven leren en je vaardigheden bij te werken om een competente en veelzijdige bestuurssecretaresse te worden.
Voor meer informatie over de rol van een interim office manager en aanvullende diensten, kun je terecht op onze website.
Met wie werk ik samen als bestuurssecretaresse?
Als bestuurssecretaresse werk je samen met verschillende interne en externe belanghebbenden. Hieronder volgt een beschrijving van de belangrijkste partijen waarmee je als bestuurssecretaresse te maken kunt krijgen:
Je hebt regelmatig contact met hen en bent verantwoordelijk voor het beheren van hun agenda’s, het plannen van vergaderingen en het verstrekken van administratieve ondersteuning. Je fungeert als een belangrijke schakel tussen het bestuur en andere interne en externe belanghebbenden.
Naast het bestuur werk je ook samen met directieleden binnen de organisatie. Je ondersteunt hen bij het plannen van vergaderingen, het voorbereiden van documenten en het afhandelen van administratieve taken. Een goede samenwerking en communicatie met de directieleden zijn essentieel om de dagelijkse activiteiten soepel te laten verlopen.
Als bestuurssecretaresse ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers binnen de organisatie. Ze kunnen bij je terecht voor vragen, verzoeken of het plannen van afspraken met het bestuur. Je fungeert als een verbindingspunt tussen het bestuur en de medewerkers, en zorgt voor een effectieve communicatie en samenwerking tussen beide partijen.
In de rol van bestuurssecretaresse kan het zijn dat je te maken krijgt met leveranciers en externe dienstverleners. Dit kan variëren van het coördineren van vergaderingen met leveranciers tot het afhandelen van facturen en betalingen. Een goede communicatie en samenwerking met leveranciers zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de zakelijke relaties soepel verlopen.
Als bestuurssecretaresse heb je mogelijk ook contact met externe partijen, zoals klanten, zakenpartners, stakeholders en andere belanghebbenden. Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten, het plannen van afspraken en het afhandelen van correspondentie. Een goede communicatie en professioneel gedrag zijn cruciaal bij het omgaan met externe contacten.
Het belang van goede communicatie en samenwerking met verschillende partijen binnen en buiten de organisatie kan niet worden overschat. Door effectieve communicatie kun je ervoor zorgen dat de verwachtingen duidelijk zijn, dat informatie correct wordt overgebracht en dat taken efficiënt worden uitgevoerd. Samenwerking met verschillende belanghebbenden stelt je in staat om een ondersteunende en coördinerende rol te vervullen, en draagt bij aan het succes van het bestuur en de organisatie als geheel .
Waar kan ik werken als bestuurssecretaresse
Als bestuurssecretaresse kun je in verschillende sectoren aan de slag. Hieronder worden enkele sectoren genoemd waarin je mogelijk werk kunt vinden:
- Bedrijfsleven: Veel bedrijven, variërend van kleine startups tot grote multinationals, hebben bestuurssecretaresses in dienst. Deze functie is vooral gebruikelijk in bedrijven met een duidelijke bestuursstructuur, waarbij ondersteuning van het bestuur van cruciaal belang is.
- Non-profitorganisaties: Non-profitorganisaties, zoals liefdadigheidsinstellingen, stichtingen, en verenigingen, kunnen ook bestuurssecretaresses inhuren. Deze organisaties hebben vaak een bestuur dat beslissingen neemt en een bestuurssecretaresse nodig heeft om administratieve ondersteuning te bieden.
- Overheidsinstellingen: Bestuurssecretaresses zijn ook te vinden binnen overheidsinstellingen op verschillende niveaus, zoals ministeries, lokale overheden en openbare organisaties. Het bestuurlijke aspect van deze organisaties vereist vaak de aanwezigheid van bestuurssecretaresses om de besluitvorming te ondersteunen.
- Zorg- en onderwijsinstellingen: Zowel in de zorgsector als in het onderwijs kunnen bestuurssecretaresses worden ingezet om het bestuur en de directie te ondersteunen. Ziekenhuizen, zorginstellingen, scholen en universiteiten kunnen allemaal bestuurssecretaresses in dienst hebben om administratieve taken uit te voeren.
Doorgroeimogelijkheden als bestuurssecretaresse kunnen variëren, afhankelijk van de organisatie en de specifieke situatie. Enkele mogelijke doorgroeipaden zijn:
- Senior bestuurssecretaresse: Na ervaring opgedaan te hebben als bestuurssecretaresse, kun je doorgroeien naar een senior positie. Hierbij neem je meer verantwoordelijkheden op je, zoals het coördineren van andere secretaresses, het beheren van complexere agendaplanning en het ondersteunen van hogere managementniveaus binnen de organisatie.
- Managementondersteuning: Met de ervaring en vaardigheden die je als bestuurssecretaresse hebt opgebouwd, kun je overstappen naar bredere managementondersteunende functies. Dit kan onder andere inhouden dat je een managementassistent, executive assistent of office manager wordt, waarbij je verantwoordelijk bent voor het ondersteunen van het gehele managementteam.
- Specialisatie: Binnen het vakgebied van bestuurssecretaresse kun je je specialiseren in bepaalde aspecten, zoals juridische ondersteuning, projectmanagement of evenementenplanning. Door je expertise in een specifiek gebied te ontwikkelen, kun je je kansen vergroten en doorgroeimogelijkheden creëren binnen dat specifieke domein.
Het is belangrijk om te benadrukken dat doorgroeimogelijkheden afhankelijk zijn van individuele prestaties, opleidingsniveau, ervaring en de specifieke behoeften van de organisatie waarin je werkt.
Werken als bestuurssecretaresse bij 2ASSISTU
Wij zijn een bedrijf dat gespecialiseerd is in het leveren van hoogwaardige ondersteunende diensten aan bedrijven en organisaties. Wij begrijpen het belang van bestuurssecretaresses als cruciale schakels binnen een organisatie en bieden diensten aan die specifiek gericht zijn op het ondersteunen van het bestuur. Functieomschrijving bestuurssecretaresse .
Als je ervoor kiest om als bestuurssecretaresse via 2ASSISTU te gaan werken, profiteer je van verschillende voordelen. Enkele van deze voordelen zijn:
- Expertise: Wij hebben jarenlange ervaring en expertise op het gebied van bestuursondersteuning. We begrijpen de unieke behoeften en uitdagingen van bestuurssecretaresses en bieden op maat gemaakte oplossingen.
- Flexibiliteit: We bieden flexibele ondersteuning op maat. Of het nu gaat om een tijdelijke inzet of een langdurige samenwerking, we passen de diensten aan op basis van de specifieke behoeften van de organisatie.
- Kwaliteit: Bij ons staat kwaliteit voorop. We stellen hoge eisen aan de vaardigheden en professionaliteit van een bestuurssecretaresses, zodat ze de best mogelijke ondersteuning kunnen bieden.
Wij kunnen veel betekenen voor bedrijven en organisaties die op zoek zijn naar deskundige ondersteuning op bestuursniveau. We nemen de zorgen en taken van bestuurssecretaresses uit handen, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Door gebruik te maken van onze diensten kunnen organisaties rekenen op efficiënte en betrouwbare ondersteuning, wat leidt tot een verbeterde productiviteit en een soepelere werking van het bestuur.
Als je geïnteresseerd bent in een carrière als bestuurssecretaresse via 2ASSISTU, kun je meer informatie vinden en solliciteren op onze website. Hier staan ook andere interessante vacatures zoals bijvoorbeeld HR vacatures.
Voor meer informatie kan je contact met ons opnemen.
Berthe van der Peet
- Founder 2ASSISTU
- berthe@2assistu.nl
- 06 45 43 29 01
