Wat doet een Personal Assistant?
Een Personal Assistant (PA) is verantwoordelijk voor het bieden van persoonlijke ondersteuning aan een individu, zoals een manager, ondernemer of beroemdheid. De taken zijn uiteenlopend, zoals agendabeheer, notuleren tijdens vergaderingen en budgetbeheer. In deze blog vind je onder andere meer informatie over de vaardigheden van een Personal Assistant, de taken en waar jij aan de slag kan.
Hoe ziet een dag uit als Personal Assistant?
Een Personal Assistant (PA) ondersteunt één persoon, vaak een directeur, CEO of ondernemer, bij persoonlijke en zakelijke taken. Dit kan gaan om agendabeheer, reis- en vergaderplanning, e-mailafhandeling, het organiseren van evenementen en soms ook financiële zaken. In tegenstelling tot een secretaresse werkt een PA exclusief voor één persoon en richt zich volledig op diens prioriteiten.
Bij 2ASSISTU bieden we interim Personal Assistant diensten aan op maat om onze klanten te ondersteunen bij hun persoonlijke en zakelijke behoeften. Onze ervaren Personal Assistants zijn beschikbaar om tijdelijke of langdurige ondersteuning te bieden, afhankelijk van de behoeften van onze klanten
De taken van een Personal Assistant
De taken van een PA verschillen per werkgever, maar zijn vooral gericht op het uit handen nemen van administratieve en organisatorische werkzaamheden, zodat de werkgever zich kan richten op de kernactiviteiten.
Enkele voorbeelden van taken die een Personal Assistant kan uitvoeren zijn:
- Agendabeheer en afspraken inplannen
- E-mail en correspondentie beheren en opstellen
- Reis- en accommodatie boeken
- Telefoon en postafhandeling
- Notuleren tijdens vergaderingen
- Voorbereiding van presentaties en rapporten
- Relatiebeheer en communicatie met belanghebbenden
- Budgetbeheer en facturatie
Als Personal Assistant heb je dus veel verschillende taken, naast bovenstaande taken kan je ook te maken krijgen met personeelszaken of marketingondersteuning. Dit is afhankelijk van de werkgever.
Waarom Personal Assistant worden?
Werken als Personal Assistant kan verschillende voordelen bieden, zoals:
- Uitdagend werk: Als Personal Assistant werk je voor een manager of directeur en heb je een breed scala aan taken. Dit kan het werk afwisselend en uitdagend maken.
- Goed salaris: Personal Assistants hebben doorgaans een goed salaris, afhankelijk van ervaring en vaardigheden.
- Netwerkmogelijkheden: Als Personal Assistant heb je vaak de kans om te netwerken met andere professionals in het bedrijf of daarbuiten, wat kan leiden tot nieuwe kansen of contacten in de toekomst.
- Flexibiliteit: Afhankelijk van de organisatie en de manager kan werken als Personal Assistant flexibiliteit bieden in werktijden en -locatie.
- Mogelijkheid tot groei: Werken als Personal Assistant kan de mogelijkheid bieden om door te groeien naar andere functies binnen het bedrijf, afhankelijk van prestaties en vaardigheden.
Via 2ASSISTU kan jij aan de slag als Personal Assistent in Amsterdam.
Vaardigheden van een Personal Assistant
Een aantal vaardigheden die van pas komen als een baan als Personal Assistant:
- Communicatieve vaardigheden: communiceren met mensen binnen en buiten het bedrijf.
- Organisatorische vaardigheden: taken plannen, organiseren en prioriteren.
- Time-management vaardigheden: tijd effectief te beheren en deadlines te halen.
- Proactief zijn: vooruit denken en actie ondernemen voordat er problemen ontstaan.
- Vertrouwelijkheid: vertrouwelijke informatie bewaren en beschermen.
- Stressbestendigheid: werken onder druk en kalm blijven tijdens stressvolle situaties.
- Computervaardigheden: verschillende softwareprogramma’s gebruiken, zoals Microsoft Office.
- Talenkennis: meerdere talen spreken kan een voordeel zijn in internationale omgevingen.
Een goede Personal Assistant beschikt over hard skills zoals administratieve kennis, basis boekhoudvaardigheden, het plannen en organiseren van reizen en evenementen en het opstellen van professionele correspondentie. Daarnaast maken soft skills als empathie, proactiviteit, nauwkeurigheid, loyaliteit en flexibiliteit het verschil in de dagelijkse samenwerking.
Hoe kan je een Personal Assistant worden?
Er zijn verschillende manieren om een Personal Assistant te worden. Een veelvoorkomende route is om een relevante opleiding te volgen, zoals een MBO- of HBO-opleiding in Secretariële/Administratieve richting. Hieronder volgen enkele stappen die je kunt nemen om een Personal Assistant te worden:
- Opleiding en training: Volg een MBO- of HBO-opleiding in secretariële of administratieve richting, aangevuld met trainingen in communicatie, projectmanagement en time-management.
- Werkervaring: Het kan helpen om relevante werkervaring op te doen als administratief medewerker, receptioniste of secretarieel medewerker.
- Netwerken: Het is handig om lid te worden van beroepsorganisaties, zoals de Nederlandse Vereniging van Management Assistenten en de Vereniging van Secretaresses.
- Solliciteren: Zodra je de nodige opleidingen hebt gevolgd en werkervaring hebt opgedaan, kun je beginnen met het solliciteren naar banen als Personal Assistant. Je kunt vacatures zoeken op vacaturewebsites, maar ook rechtstreeks solliciteren bij bedrijven waar je graag zou willen werken.
Waar kan je werken als Personal Assistant?
Als Personal Assistant kun je in veel verschillende sectoren en bedrijven werken, afhankelijk van je interesses en vaardigheden. Enkele voorbeelden van sectoren waar Personal Assistants werken zijn:
- Zakelijke dienstverlening: bijvoorbeeld advocatenkantoren, consultancybedrijven en financiële instellingen.
- Media en entertainment: bijvoorbeeld productiebedrijven, reclamebureaus en televisieomroepen.
- Non-profitsector: bijvoorbeeld goede doelen organisaties en overheidsinstellingen.
- Gezondheidszorg: bijvoorbeeld ziekenhuizen, klinieken en medische onderzoeksinstellingen.
Bedrijven van elke omvang kunnen een Personal Assistant nodig hebben.
De doorgroeimogelijkheden als Personal Assistant
Als Personal Assistant zijn er verschillende doorgroeimogelijkheden. Sommigen gebruiken de functie als opstap naar andere rollen binnen het bedrijf, terwijl anderen zich juist verder specialiseren. Mogelijke vervolgstappen zijn senior personal assistant met meer verantwoordelijkheden, executive assistant die direct met de directie werkt, projectcoördinator, event planner of interim personal assistant voor diverse organisaties. Met extra training en ervaring is ook doorgroeien naar management- of leiderschapsfuncties mogelijk
Personal Assistant worden via 2ASSISTU
2ASSISTU is een organisatie die gespecialiseerd is in het vinden van Personal Assistants voor bedrijven en particulieren. Als je geïnteresseerd bent in het worden van een Personal Assistant kunnen wij je helpen bij het vinden van geschikte posities en werkgevers. Wil je meer weten over wat een Personal Assistant doet? Neem dan gerust contact met ons op.
Berthe van der Peet
- Founder 2ASSISTU
- berthe@2assistu.nl
- 06 45 43 29 01
